2 façons d’améliorer la gestion des dépenses professionnelles dans Business Central
La gestion des dépenses professionnelles (notes de frais, frais kilométriques et forfaits journaliers) est un aspect de plus en plus important dans l'activité du service comptable et financier. Elles représentent une part significative des dépenses de l'entreprise et doivent donc être contrôlées et calculées avec précision.
Le développement des usages numériques et de la mobilité, obligent les directions financières à répondre à des enjeux importants :
- gérer les documents transmis par les collaborateurs, quel que soit leurs formats et leur volume
- mettre en œuvre des processus de suivi et de validation robustes et pérennes
- disposer de moyens de contrôle efficaces
- améliorer la productivité des équipes financières et comptables
Pour les utilisateurs de Business Central, il existe plusieurs options.
1- Utiliser des fonctionnalités de base de Business Central pour un suivi rationnalisé
L'ERP Business Central fournit des fonctionnalités pour enregistrer les frais et procéder aux remboursements des employés. Il prend en charge ces dépenses de la même manière que pour les fournisseurs.
Vous pouvez :
- enregistrer les frais des salariés
- rembourser un employé
- rapprocher les remboursements avec les écritures comptables du salarié
Cependant, ces fonctionnalités de base ne permettent pas de gérer efficacement les frais kilométriques, les forfaits journaliers et des notes de frais. Pour ce faire, vous pouvez envisager de réaliser des développements spécifiques qui peuvent être longs et coûteux.
Il existe une alternative plus simple et plus économique pour la gestion de ces dépenses.
2. Tirer profit d'Expense Management pour une gestion complète des dépenses professionnelles
La 2ème solution est l'utilisation d'une extension pour Nav et Business Central pour gérer de bout en bout, tout votre processus de gestion des frais professionnels (notes de frais, frais kilométriques, forfaits journaliers) : Expense Management.
Cet add-on permet d’interconnecter toutes les parties prenantes du processus de la soumission des factures et des autres informations à leur validation et archivage :
- Les collaborateurs soumettent tous leurs justificatifs et renseignements via une application mobile ou un portail web. Ces derniers sont directement enregistrés dans l'ERP.
- Les managers contrôlent et valident en 1 clic les dépenses directement dans l’application mobile, un navigateur web ou Business Central. Le processus d'approbation reste fluide.
- Le comptable vérifie la conformité selon la politique de dépense de l'entreprise, contrôle leur affectation comptable et les valide simplement dans l'ERP. Enfin, il pourra archiver tous les documents et informations.
En tant qu'utilisateur de Business Central, vous restez sur une interface et un mode de travail familier.
Vous disposez d'un véritable poste de suivi et de contrôle de toutes les dépenses pour limiter les fraudes, détecter des erreurs.
Avec Expense Management, vous tirez parti de processus administratifs et financiers efficaces qui font gagner du temps et rendent votre équipe plus productive.
Il est aussi rapide à mettre en œuvre. Vous pouvez l'utiliser dès l'installation.
Voici quelques autres fonctionnalités avantageuses pour vous et vos employés :
- Vous accédez, à tout moment, à tous les justificatifs des dépenses engagés par le salarié dans Business Central.
- Vous bénéficiez d’une vue d'ensemble des dépenses. Elle peut être filtrée par collaborateur, par projet, par type de dépenses...
- Les dépenses réalisées avec la carte bancaire de la société sont rapprochées automatiquement avec les relevés des transactions bancaires.
- L'archivage des documents et informations est automatique.
- Vos employés peuvent joindre une photo d'un reçu, un PDF à leurs dépenses.
- Vos collaborateurs reçoivent des alertes en cas de documents ou d'informations manquantes pour le remboursement de leurs frais professionnels. Ils peuvent suivre l’avancement du traitement de leur remboursement sur un portail web.
- L'enregistrement du nombre de kilomètres est simplifié grâce à une connexion à Google Maps qui calcule les trajets avec précision.
- La saisie des kilométrages peut se réaliser simplement à partir d'un smartphone.
Notre accompagnement
Expense Management vous offre encore beaucoup d’avantages. Alors, si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous dès aujourd'hui. Nous accompagnons nos clients depuis plus de 36 ans dans leurs projets informatiques et nous serons ravis de vous aider à accroître votre efficacité opérationnelle dans la gestion des dépenses professionnelles.
Si vous avez un projet, des questions, contactez-nous dès maintenant.
A propos de l'auteur
Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais, A. CISSÉ associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques pour répondre aux enjeux du marché et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, des solutions intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.
