Politique de confidentialité

1. INTRODUCTION

HLI SA (dont le siège social est situé au 163/167 avenue Georges Clemenceau, 92000 Nanterre, France) est responsable des données à caractère personnel que vous nous communiquez. Les termes « HLI », « Groupe HLi », « nous » ou « nos » que nous utilisons aux présentes désignent la société HLI SA. Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, le Groupe HLi est le « responsable du traitement » et attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée.

La présente politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte et l’utilisation des informations que vous êtes amenés à nous fournir en consultant l’un des sites édités par les sociétés du Groupe HLi.

Les sites édités par le Groupe HLi sont les suivants :

• https://www.groupe-hli.com
• https://www.exanergy.fr

Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de vos données personnelles que nous mettons en œuvre.

Pour toute question relative à ce document, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données du Groupe-HLi (Voir section Nous contacter)

2. BASE LEGALE DES TRAITEMENTS

Le Groupe HLi s’assure de ne traiter vos données que dans les cas prévus par la réglementation applicable, et en particulier :

• Sur la base de votre consentement libre, spécifique, éclairé et univoque (par exemple pour les inscriptions aux évènements, demandes de contact, téléchargement de ressources documentaires ou commerciales sur les sites)
• Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple les candidatures)
• Lorsque le traitement est justifié par l’intérêt légitime du Groupe HLi (mesures de sécurité informatique, prospection commerciale, mesure d’audience des sites).

 

3. QUELLES SONT LES DONNEES QUE NOUS RECUEILLONS SUR VOUS ET DANS QUELLES CIRCONSTANCES LES COLLECTONS-NOUS ?

3.1. LES DONNEES QUE VOUS NOUS TRANSMETTEZ DIRECTEMENT

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Elles sont collectées notamment lors d’une demande de contact, de téléchargement de ressources documentaires ou commerciales, ou encore lorsque vous postulez en ligne à l’une de nos offres d’emploi.

Ces données sont notamment votre nom et vos coordonnées, votre adresse e-mail et toute autre information que vous souhaitez porter à notre connaissance.

• Lors de l’utilisation du formulaire de contact : Informations d’identité et de contact.
• Lors du téléchargement de documents électroniques sur notre site (Plaquettes, documentations ou livres blancs par exemple) : Informations d’identité et de contact.
• Lors des inscriptions aux évènements du Groupe HLi : Informations d’identité et de contact.
• Lors de candidatures auprès du Groupe HLi, notamment par le biais du formulaire de candidature : Lorsque nous recevons vos coordonnées et votre Curriculum Vitae (« CV ») par courrier postal, par voie électronique, par le biais d’une candidature directe sur l’un de nos sites web ou d’une candidature faite par le biais du site d’emplois d’un tiers : nous collecterons vos données à caractère personnel y compris, entre autres, votre nom et vos coordonnées (ainsi que votre adresse électronique) et d’autres informations pertinentes indiquées dans votre CV.
  Nous obtiendrons probablement d’autres informations à caractère personnel à votre sujet au cours de notre relation professionnelle avec vous. Ces informations peuvent être obtenues directement auprès de vous ou auprès de tiers tels que les entreprises qui vous ont déjà engagé par le passé.

3.2. LES DONNEES QUE NOUS RECUEILLONS AUTOMATIQUEMENT

Lors de votre navigation sur l’un des sites du Groupe HLi, nous sommes susceptibles de collecter diverses informations de connexion et de navigation telles que le navigateur utilisé, la taille de l’écran, s’il s’agit d’un ordinateur fixe ou d’un smartphone ou encore la région d’origine de la connexion.

Pour ce faire et comme la plupart des sites, le Groupe HLi utilise des cookies.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter en détail notre document relatif à la Politique des Cookies du Groupe HLi.

3.3. EXCLUSION DE TOUTE DONNEE SENSIBLE

Le Groupe HLi ne collecte aucune donnée sensible vous concernant. Sont considérées comme des données sensibles : l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou l’orientation sexuelle. Si de telles informations nous étaient d’une manière ou d’une autre communiquées, elles seraient supprimées.

 

4. POUR QUELLES FINALITES UTILISONS-NOUS VOS DONNEES ?

Le Groupe HLi veille à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées (minimisation des données).

Vos données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

• Pour entretenir notre relation professionnelle avec vous, que vous soyez un utilisateur de notre site web, un client ou un candidat,
• Pour le traitement des demandes de contact ou téléchargement de ressources mises à disposition sur nos sites,
• Pour gérer votre inscription aux évènements organisés par le Groupe HLi,
• Pour la gestion du recrutement.

Ces finalités ont d’ailleurs été portées à la connaissance de notre Délégué à la protection des données via les formalités préalables effectuées auprès de ce dernier.

 

5. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

Le Groupe HLi ne conserve vos données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.

5.1. CLIENTS

A cet égard, les données de nos clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée de 5 ans à des fins d’animation et prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

5.2. PROSPECTS

Les données des prospects sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter du dernier contact avec le Groupe HLi.

5.3. CANDIDATS AU RECRUTEMENT

Vos données à caractère personnel seront conservées le temps nécessaire à la gestion de votre candidature et dans les limites prévues par la loi soit 2 ans après la dernière modification de votre dossier de candidature. Celle-ci pouvant correspondre à un entretien ou un échange avec nos recruteurs.
Dans les mêmes limites, vos données pourront être conservées pour nous permettre de vous recontacter et vous proposer d’autres postes susceptibles de vous intéresser.

 

6. QUI EST SUSCEPTIBLE D’AVOIR ACCES AUX DONNEES QUE NOUS RECUEILLONS ?

6.1. ACCES AUX DONNEES AU SEIN DU GROUPE HLI

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

Les collaborateurs des Services Informatiques, Community Management, Marketing & Commercial ainsi que les Ressources Humaines du Groupe HLi.

L’accès à vos données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuels et limités. Les personnels pouvant accéder aux données personnelles sont soumis à une obligation de confidentialité (par un engagement nominal et personnel de confidentialité, ainsi que par la signature de notre charte déontologique)

6.2. TRANSMISSION DE DONNEES

Sont également susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

• Nos sous-traitants : Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment :
  • Personnalisation des contenus des sites et applications mobiles
  • Réalisation d’opérations de maintenance et de développements techniques
  • L’accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.
• Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives : Lorsque nous avons l’obligation légale de le faire ou afin de garantir les droits, les biens et la sécurité du Groupe HLi.

 

7. VOS DONNEES SONT-ELLES TRANSFEREES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Nous conservons vos données personnelles en France et dans l’Union européenne. Nos sites web sont hébergés en Suisse, pays reconnu comme adéquat par la Commission Européenne au regard du RGPD. D’autre part, notre hébergeur web applique une politique de sécurité qui répond aux exigences de différentes normes, certifications ainsi qu’au RGPD.

Dans tous les cas, nous nous assurons de ce que le traitement soit effectué conformément à la présente politique de confidentialité et qu’il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

 

8. LIENS VERS D’AUTRES SITES INTERNET ET RESEAUX SOCIAUX

Nos sites contiennent des liens vers des réseaux sociaux ou sites de sociétés tierces. Le Groupe HLi ne transmet absolument aucune information à ces divers sites lorsque vous cliquez sur ces liens.

Veuillez noter que ces sites internet ont leur propre politique de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. Nous vous invitons à prendre connaissance des politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos données personnelles.

 

9. COMMENT VOS DONNEES SONT-ELLES PROTEGEES ?

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment:

• La nomination d’un délégué à la protection des données, aussi appelé DPO (Data Protection Officer)
• La constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information
• La formation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles
• La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques
• La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique de l’entreprise
• La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données
• Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.

 

10. QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

Vous avez certains droits concernant les informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Les détails de ces droits et sur la manière de les exercer sont fournis ci-dessous. Nous vous demanderons de justifier de votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande.

10.1. DROIT D’ACCES

Vous avez le droit à tout moment de nous demander une copie des informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et en recevoir copie électronique.

10.2. DROIT DE RECTIFICATION OU DE COMPLEMENT

Si des informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont inexactes, obsolètes ou incomplètes, vous avez le droit de les faire rectifier, mettre à jour ou compléter.

10.3. DROIT A L’EFFACEMENT

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander que des informations à caractère personnel que nous détenons à votre sujet soient effacées, par exemple si les informations ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ou si notre traitement est fondé sur votre consentement et qu’il n’y a pas d’autres raisons légales pour lesquelles nous pouvons traiter les informations.

10.4. DROIT D’OPPOSITION AU TRAITEMENT OU A LA LIMITATION DU TRAITEMENT

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations à caractère personnel. Par exemple, si nous traitons vos informations sur la base de nos intérêts légitimes et qu’il n’y a pas de raisons légitimes et impérieuses à ce traitement qui prévalent sur vos droit et vos intérêts. Vous avez également le droit de vous opposer à l’utilisation de vos informations à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Vous pouvez exercer l’un quelconque des droits précités en nous contactant de l’une des manières indiquées dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la fiche mise à disposition par la CNIL, « Les droits pour maîtriser vos données personnelles ».

 

11. NOUS CONTACTER

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en :

Adressant un email à notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

dpo-hli@groupe-hli.com

Ou en nous adressant un courrier à l’adresse postale suivante :

Groupe-HLi
Délégué à la Protection des Données
163/167 avenue Georges Clemenceau
CS 90163
92735 Nanterre Cedex
France

Le Groupe HLi répondra dans les meilleurs délais à votre demande, et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande (Article 12.3 du RGPD). Ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire au regard de la complexité de votre demande et du nombre de demandes qui nous seront adressées (Article 12.3 du RGPD). En ce cas, le groupe HLi vous informera de cette prorogation avant l’écoulement du délai initial d’un mois.

Si le Groupe HLi ne donne pas suite à votre demande, il vous informera des motifs de son refus ou de son inaction conformément à ce prévoit le RGPD.

Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Voir section « Plaintes »).

 

12. PLAINTES

Si vous n’êtes pas satisfait de l’utilisation par nos soins de vos informations à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Nous contacter ».

Vous avez également le droit de porter plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) de l’une des manières indiquées ci-dessous :

Site web : www.cnil.fr

Téléphone : +33 1 53 73 22 22

Courrier postal :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07

 

13. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE ET DE NOS CLAUSES DE CONFIDENTIALITE

Les modifications de la présente Politique de Confidentialité seront publiées sur ce site, ainsi que des informations concernant toute modification importante. Le Groupe HLi se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier cette Politique et toute Clause de confidentialité spécifique à tout moment et sans préavis. Les modifications ne s’appliqueront qu’aux données personnelles que nous collecterons après avoir publié la nouvelle politique.

La dernière révision de la présente Politique de Confidentialité date de mai 2018.